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問い合わせの引継ぎ表｜未返信を残さないための記入例
担当を替えるときに「よろしくお願いします」だけでは、何を約束したか伝わりません。顧客への回答と社内の確認事項を分ける、短い引継ぎ表を作ります。
引継ぎ表に残す7項目
- 受付日時と経路：フォーム、電話、メールなど。いつから回答を待っているか分かるようにする。
- 相談の要点：依頼内容を一文で。原文が必要な場合は保存先も書く。
- 本人に伝えたこと：回答済みの内容と、伝えた日時。料金や納期を確約していないか確認する。
- 未確認のこと：答えに必要な事実、確認先、確認が終わる見込み。
- 次の担当：個人名または担当チーム。誰が返信を終えるかまで決める。
- 回答予定：顧客に伝えた期限と、社内で確認を終える期限を分ける。
- 状態：未対応、確認中、返信待ち、完了など。更新する人も決める。
コピーして使う記入例
共有表には必要な情報だけを記載します。顧客の連絡先や相談の原文を社外のサービスで扱う場合は、利用目的と権限を確認してください。
返信までつなげる確認
引継ぎの終わりは、次の担当が読んだ時点ではなく、顧客への回答と状態の更新までです。回答前に、即答・要確認・対応範囲外の境界を確認します。受付フォームをこれから作る場合は、無料枠と受付後の担当を決める確認表も使えます。
問い合わせ以外もまとめて引き継ぐ場合
この記事の無料文例は、一つの問い合わせを次の担当へ渡すためのものです。休暇・外出・担当交代のために、対応中案件に加えて定例業務や緊急連絡、復帰後の残件も整理したい場合は、不在時対応・業務引継ぎシート（ココナラ・1,000円）を用意しています。
A4縦5ページの完成済みPDFです。使い方、不在予定と連絡ルール、対応中案件、定例業務・当番、復帰後の確認を収録。印刷して記入する共通書式で、個別の業務ルール設計は含みません。購入前に販売ページの最新条件を確認してください。
2026年に新規制作した「不在時対応・業務引継ぎシート」をBOOTHで販売しています（1,200円）。A4印刷・手書き用の本体PDF5ページに、架空の記入例1ページを付けています。画像PDFのため文字の選択・コピー・検索はできず、個別作成は含みません。
商品内容と利用条件を見る（BOOTH）対象業務を一つに絞り、FAQ・返信文・判断表・引継ぎ条件を整理するサービスです。
問い合わせ対応のルール一式を見る（ココナラ）A4書式を持ち歩く道具を選ぶとき
A4の引継ぎシートを印刷して持ち歩くなら、紙の枚数、記入する場所、一緒に運ぶ小物から道具を選びます。机の上で使うだけなら、今あるファイルやクリップで十分な場合もあります。カバー付きクリップボードの例として、キングジムの8315と5995の公開仕様を確認しました。8315は紙を挟んでカバーを折り返す使い方、5995は別の資料や小物もまとめたい場合の比較候補です。
どちらも当サイトでは未使用です。以下はメーカーの公開仕様を整理したもので、使い心地・耐久性・防水性を検証した評価ではありません。必要な機能だけを確認してください。
- サイズ・収納枚数：両方A4短辺とじ。8315は適正収納約30枚、5995はクリップ最大収納コピー用紙約30枚。
- カバー：両方あり。8315は360度折り返し可能。5995の折り返し角度は、公式の参照箇所では確認できませんでした。
- 重量：5995は358g。8315の重量記載は参照箇所で確認できず、軽さの比較はできません。
- 収納：5995には内側オープン・名刺・チャックポケット、クリアーポケット5枚、背面メッシュポケットとペンホルダーがあります。8315のポケット有無は参照箇所で確認できませんでした。
公開仕様の確認日：2026年10月3日。参照：キングジム8315公式仕様／キングジム5995公式仕様。この参照リンクはメーカーの仕様確認用です。
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