AIへ仕事を渡す前に揃える5項目｜指示文の型つき

AIに「いい感じに返信して」と頼むと、足りない条件を補ってしまうことがあります。仕事に使うなら、入力する事実と人が判断する箇所を先に分けます。

編集：ゼロコストラボ

依頼前に揃える5項目

1. 目的：返信の下書き、見積り前の確認、報告書の整理など、一度に頼む仕事を一つに絞る。
2. 元情報：確定した事実と、まだ確認が必要な点を分ける。
3. 相手：顧客、社内担当、責任者など、読む人を指定する。
4. 出力形式：箇条書き、メール下書き、確認表など、次の作業に使える形を決める。
5. 人の確認：金額、日付、固有名詞、約束事を誰が最終確認するか決める。

指示文の型

架空の問い合わせを整理した見本

専用の指示文で、確定した条件・未確認事項・次の対応を分けるイメージです。実案件の実績ではなく、架空データを使った無料の見本です。入力・保存・自動返信機能はありません。

見本に使うAI指示と確認箇所

指示例：次の架空の問い合わせから、確定条件、未確認事項、次の確認を抽出してください。原文にない日時・担当・価格・承認結果を補わないでください。希望と確定を区別し、変更は旧条件と新条件を分けてください。

• 原文の数字、日付、名称が一致しているか。
• 希望日時を確約や予約完了と書き換えていないか。
• 未記載の条件を「未確認」として残しているか。
• 変更希望を承認済みとして扱っていないか。

実資料を使う場合は、発注者のAI入力許可と匿名化条件を先に確認します。

この共通見本だけで足りる場合は、上の指示文の型を自分の作業に置き換えて試せます。自社の入力欄・指示文・確認手順まで合わせたい場合は、下の個別作成で対象業務一つを相談できます。Webシステム開発や自動送信は含みません。

使う前に人が見る場所

AIの文章が自然でも、元情報にない料金や予定が紛れ込むことがあります。送信や提出の前に、固有名詞、数字、約束事、相手にとって必要な次の行動を確認します。顧客情報や未公開案件を入力する場合は、利用するサービスの取扱いを確認し、必要に応じて伏せ字や架空例へ置き換えてください。

問い合わせへの返信案を作る場合は、先に即答できることと確認が必要なことの境界を決めておくと、AIに渡す情報を整理しやすくなります。