椅子の貸出窓口の問い合わせ対応見本 これは架空の椅子貸出窓口を使った納品見本です。実会社・顧客・納品実績ではありません。実際の業務に使う際は、規則と担当者の権限を確認して作り替えます。 ゼロコストラボ作成　2026年10月12日　架空の貸出窓口を使った納品見本 FAQ10項目と返信15本、判断・引継ぎ・送信前確認を収録しています。返信の【 】を確認済みの情報で埋め、使用条件を満たした文章だけ使います。 この見本で使う架空の業務ルール R01　問い合わせの受付は予約確定ではない。受付・条件確認・承認待ち・確定を分ける。 R02　希望年月日、使用開始・終了時刻、数量、受取・返却の希望日時と方法を確認する。「明日」等は年月日に直す。 R03　受渡しは窓口受取・窓口返却のみ。配送・設置は取り扱わない。窓口や受付時間も承認済み情報だけ案内する。 R04　貸出担当が最新予約表、数量、点検状態を確認して可否を判断する。過去の空きや返却予定だけで貸せると約束しない。 R05　金額は責任者が承認した見積りの条件・番号・有効期限を確認して案内する。規定や承認が不明なら料金を作らない。 R06　条件と見積りへの相手の合意、数量の確保、予約確定権限を確認した担当だけが確定を案内し、承認記録を残す。 R07　日付・時刻・数量・方法の変更と延長は、最新の空きと見積り条件を再確認する。受付だけで変更を確定せず元の記録を上書きしない。 R08　返却遅れは予定と実際の見込み・数量を記録し貸出担当へ渡す。次の貸出可否を推測しない。費用は責任者確認へ回す。 R09　取消・破損・返金は事実と希望を責任者に渡す。窓口担当が可否、責任、請求額、返金額を独自に決めない。 R10　回答予定は担当者が確認した期限だけ案内する。期限未定なら未定と明記し、次の担当と確認事項を残す。 R11　返却受付、数量確認、状態点検、完了は別の状態。返却数と未返却数、点検結果、未解決事項を貸出担当が確認してから完了を案内する。 R12　受付番号、確認済み・未確認、伝えた内容、次の担当・期限、承認根拠と状態を記録する。送信前に置換欄と参照記録を照合する。 よくある質問への回答方針 F01 希望の日に借りられますか 日時・数量・受渡し条件をそろえ、貸出担当が最新の予約と使用可能数量を確認します。確認前に貸出可とは案内しません。 使える条件　空き確認の方法を尋ねられた時。 確認が必要な場合　特定日時の可否が未確認。 参照するルール　R02　R04 F02 相談には何を伝えればよいですか 希望年月日、使用開始・終了時刻、数量、受取・返却の希望日時と方法をお知らせください。受付だけでは予約は成立しません。 使える条件　必要な条件を案内する時。 確認が必要な場合　不明な欄があり、見積りや確定を求められた時。 参照するルール　R01　R02 F03 届けてもらえますか この架空窓口では、窓口受取・返却のみです。配送・設置は取り扱いません。窓口の詳細は確認済みの案内でお伝えします。 使える条件　受渡し方法を尋ねられた時。 確認が必要な場合　窓口・受付時間の詳細が未承認。 参照するルール　R03 F04 料金はいくらですか 希望条件を確認し、責任者の承認済み見積りで案内します。金額、条件、有効期限を確認できるまで具体的な料金は答えません。 使える条件　見積りまでの手順を説明する時。 確認が必要な場合　金額や適用条件の承認根拠がない。 参照するルール　R02　R05 F05 問い合わせたら予約は確定しますか 確定しません。条件・見積りへの合意、数量の確保、担当者の権限を確認した後、予約番号と確定条件を案内します。 使える条件　受付と確定の違いを説明する時。 確認が必要な場合　合意・確保・確定権限のいずれかが未確認。 参照するルール　R01　R06 F06 予約の日付や数量を変えられますか 変更希望を受け付け、空きと見積り条件を再確認します。変更が確定するまで、受付のみを変更承認と案内しません。 使える条件　変更手順を案内する時。 確認が必要な場合　変更後の空き・条件・承認が未確認。 参照するルール　R04　R07 F07 貸出期間を延ばせますか 希望の返却日時と数量を伺い、次の予約と見積り条件を確認します。返答前に延長可能や追加料金を決めません。 使える条件　延長の相談を受けた時。 確認が必要な場合　空きや延長条件・見積りが未確認。 参照するルール　R04　R05　R07 F08 返却が遅れそうな時は 予約番号、返却見込み日時、数量をお知らせください。貸出担当へ確認し、回答予定が未定なら未定としてお伝えします。 使える条件　返却遅れの連絡方法を案内する時。 確認が必要な場合　次の貸出可否や費用を尋ねられて未承認。 参照するルール　R08　R10 F09 取消・破損・返金について相談できますか 事実とご希望を受け付け、責任者へ引き継ぎます。窓口で取消可否、責任、請求額や返金額を即決しません。 使える条件　判断窓口を案内する時。 確認が必要な場合　責任者の回答・承認が未確認。 参照するルール　R09　R10 F10 返したら手続きは完了ですか 返却受付だけで完了とはしません。数量と点検結果、未返却・未解決事項を貸出担当が確認してから完了を案内します。 使える条件　返却後の確認手順を説明する時。 確認が必要な場合　数量・点検・未解決事項の確認が済んでいない。 参照するルール　R11　R12 場面に合わせた返信文 各文の使用条件を確認してから本文を使います。予約確定や見積金額は、確認担当の回答と承認記録がある場合だけ案内します。 P01 受付 使える条件　受付記録と番号を作成済み。 確認が必要な場合　受付番号が未作成、別案件との混同がある。 返信文　椅子の貸出についてのお問い合わせを受け付けました。受付番号は【受付番号】です。現在は条件確認前で、予約は確定していません。 参照するルール　R01　R12 P02 不足条件の確認 使える条件　不足欄だけを特定できた時。 確認が必要な場合　既回答の項目や不足内容を確認できない。 返信文　【受付番号】について、未確認の【不足項目】を教えていただけますか。年月日・使用開始と終了時刻・数量・受取返却の日時と方法をそろえて確認します。予約はまだ未確定です。 参照するルール　R01　R02 P03 担当者へ確認中 使える条件　担当者へ確認依頼済み。 確認が必要な場合　引継ぎ先や確認内容が決まっていない。 返信文　いただいた【希望年月日・時刻・数量】について、貸出担当が空きと使用可能数量を確認中です。現時点では貸出可否・予約は未確定です。回答予定は【確認済み期限／未定】です。 参照するルール　R01　R04　R10 P04 承認済み見積りの提示 使える条件　見積番号・金額・条件・期限の承認記録あり。 確認が必要な場合　見積り未承認、期限切れ、依頼条件と不一致。 返信文　【見積番号】の承認済み条件は【年月日・時刻・数量・受渡し条件】、金額は【承認済み金額】、有効期限は【承認済み期限】です。条件をご確認ください。この案内だけでは予約確定ではありません。 参照するルール　R01　R05 P05 希望条件の在庫なし 使える条件　当該条件で数量不足を担当者が確認済み。 確認が必要な場合　古い記録のみ、希望条件が曖昧。 返信文　貸出担当が【確認日時】に確認した結果、【希望年月日・時刻・数量】では必要数量を確保できませんでした。別の条件をご希望の場合は再確認します。代替日時の空きも未確定です。 参照するルール　R02　R04 P06 対応条件外 使える条件　配送・設置依頼であることが明確。 確認が必要な場合　受渡し希望が曖昧で対象外と断定できない。 返信文　【依頼内容】は配送・設置を含むため、この窓口の対象外です。窓口での受取・返却をご希望の場合は、その日時と数量をお知らせください。対応可否をあらためて確認します。 参照するルール　R03　R04 P07 権限確認後の予約確定 使える条件　相手の合意・数量確保・確定権限・承認記録の全て確認済み。 確認が必要な場合　いずれか未確認、見積りと確定条件が不一致。 返信文　予約番号【予約番号】で確定しました。日時・数量・受渡し条件は【承認済み条件】、見積番号は【見積番号】です。内容をご確認ください。変更希望は再確認が必要です。 参照するルール　R05　R06　R07 P08 変更希望の受付 使える条件　元の予約と変更希望を照合済み。 確認が必要な場合　元予約や変更する項目が特定できない。 返信文　【予約番号】の【変更前条件】から【変更希望条件】への変更希望を受け付けました。空きと見積り条件を再確認します。今回の受付では変更は確定していません。 参照するルール　R04　R07　R12 P09 延長希望の受付 使える条件　元予約・延長日時・数量を確認済み。 確認が必要な場合　希望日時・数量が不足、承認なしで延長を求められた時。 返信文　【予約番号】を【希望返却年月日・時刻】まで延長したいご相談を受け付けました。対象は【数量】です。次の予約と見積り条件を確認するため、延長可否・金額はまだ未確定です。 参照するルール　R04　R05　R07 P10 返却遅れの受付 使える条件　対象予約と、分かる事実・不明事項を区別できた時。 確認が必要な場合　別予約との混同、未承認の費用案内が含まれる。 返信文　【予約番号】の返却遅れを受け付けました。返却見込みは【年月日・時刻／未定】、数量は【確認済み数量／未確認】として貸出担当へ渡します。今後の対応・費用は確認後に案内します。 参照するルール　R08　R09　R10 P11 破損報告の受付 使える条件　報告を事実と申告として記録できた時。 確認が必要な場合　原因・責任・金額を推測した内容が含まれる。 返信文　【予約番号】について、【品目・数量・起きたこと】のご連絡を受け付けました。確認できた事実とご希望を責任者へ渡します。責任や請求額はこの返信では決定していません。 参照するルール　R09　R12 P12 取消希望の受付 使える条件　対象予約と取消希望を照合済み。 確認が必要な場合　対象が不明、責任者の判断なしで結果を案内する場合。 返信文　【予約番号】の取消希望を受け付けました。取消の対象は【確認済み条件】です。取消可否・費用・返金について責任者へ確認します。受付のみで取消承認や返金確定とはなりません。 参照するルール　R09　R10　R12 P13 回答期限が未定 使える条件　確認依頼済みで次の担当が決まり、期限のみ未定。 確認が必要な場合　次の担当が未決定、確認依頼が未実施。 返信文　【受付番号／予約番号】の【確認事項】は、【次の担当】へ確認を依頼しています。回答期限はまだ未定です。期限を確認できたら、あらためてご案内します。 参照するルール　R10　R12 P14 返却受付と数量確認 使える条件　予約・実返却数・未返却数を担当者が照合済み。 確認が必要な場合　数量が未確認、点検を受付と混同している。 返信文　【予約番号】の返却を受け付け、返却数【確認済み返却数】、未返却数【確認済み未返却数】を記録しました。状態点検と未解決事項の確認は【確認済み状態】です。完了連絡とは別の確認です。 参照するルール　R11　R12 P15 確認後の完了 使える条件　貸出担当の確認記録があり、残件なし。 確認が必要な場合　点検未了、未返却、責任者確認待ちなどの残件あり。 返信文　【予約番号】は、貸出担当が返却数量・点検結果・記録を確認し、未返却・未解決事項がないことを確認したため、完了として記録しました。ご利用ありがとうございました。 参照するルール　R11　R12 対応を進める判断 1 問い合わせを受けた 次の動き　受付記録と番号を作り、予約未確定と伝える 担当　窓口担当 記録する状態　受付済み 2 日時・数量・受渡し条件が不足 次の動き　不足欄のみ尋ねる。可否・料金を確約しない 担当　窓口担当 記録する状態　条件確認中 3 配送・設置を希望 次の動き　対象外を案内し、窓口受渡し希望か確認 担当　窓口担当 記録する状態　条件再相談 4 条件はそろったが空き未確認 次の動き　最新予約表・数量・点検状態を確認依頼 担当　貸出担当 記録する状態　可否確認中 5 希望条件の数量不足を確認済み 次の動き　当該条件では不可と案内。代替は再確認 担当　貸出担当 記録する状態　代替条件確認待ち 6 見積りが未承認または条件不一致 次の動き　料金を案内せず責任者へ承認依頼 担当　責任者 記録する状態　見積り承認待ち 7 相手合意・数量確保・確定権限・承認記録がそろう 次の動き　確定番号と条件を案内し記録 担当　確定権限を持つ貸出担当 記録する状態　予約確定 8 変更・延長の希望 次の動き　元記録を保ち、空きと見積り条件を再確認 担当　貸出担当／金額は責任者 記録する状態　変更確認中 9 返却遅れ・取消・破損・返金希望 次の動き　事実と希望を記録し、費用・責任を即決せず引継ぎ 担当　遅れは貸出担当、取消・破損・返金は責任者 記録する状態　対応判断待ち 10 回答期限が未定 次の動き　次の担当と未確認事項を記録、期限未定と案内 担当　次の確認担当 記録する状態　期限確認中 11 返却受付済みだが点検・残件確認が未了 次の動き　数量を照合し、未返却・点検・残件を別記録 担当　貸出担当 記録する状態　返却確認中 12 数量・点検・記録を確認し残件なし 次の動き　確認者と日時を残し完了案内 担当　貸出担当 記録する状態　完了 次の担当へ渡す項目 1　受付番号／予約番号と現在状態 2　希望または確定の年月日・使用時刻・数量 3　受取・返却の希望または確定日時と方法 4　元条件と変更・延長希望の差分 5　確認済み事項と根拠の更新日時 6　未確認事項・不足欄 7　相手に伝えた内容と送信日時 8　相手の合意記録と見積番号・条件・有効期限 9　承認者・確定権限の確認記録 10　次の担当と回答期限（未定なら未定） 11　返却数・未返却数・点検状態と確認者 12　取消・破損等の申告事実、希望、未解決事項 送信前の確認 1　対象の受付番号・予約番号を元記録と照合したか 2　日付を年月日、開始・終了・受渡し時刻まで確認したか 3　数量・受渡し方法は確認済みの条件か 4　最新の空き確認と実物の点検を混同していないか 5　金額・期限・見積番号に承認根拠があるか 6　確定返信は合意・数量確保・確定権限を全て確認したか 7　変更・延長の受付を承認と書いていないか 8　取消・破損・返金の責任や費用を推測していないか 9　次の担当と回答予定は根拠があるか。未定を隠していないか 10　返却受付・点検・完了を区別したか 11　全置換欄を確認済み値に置き換え、別案件の文言が残っていないか 12　対応状態と相手へ伝えた内容を記録する担当が決まっているか